معاونت اداری، مالی و پشتیبانی

مدیریت امور اداری و امور اساتید:

   - مدیریت اطلاعات و تأمین نیروی انسانی: ایجاد، نگهداری و به‌روزرسانی بانک اطلاعات و سوابق خدمتی و اداری کلیه کارکنان دانشگاه؛ تأمین نیروی انسانی مورد نیاز دانشگاه و ارائه طرح‌ها و پیشنهادهای مرتبط.
   - مدیریت حضور و غیاب و امور انضباطی: انجام امور مربوط به حضور و غیاب، ورود و خروج، اضافه کار، مرخصی‌ها، تأیید انجام کار، صدور و تمدید کارت شناسایی و اجرای مقررات انضباطی کارکنان دانشگاه و اعضای هیئت علمی.
    - صدور احکام کارگزینی اعضای هیئت علمی: صدور، شماره‌گذاری، مهر و ارسال احکام مختلف کارگزینی اعضای هیئت علمی با موضوعات گوناگون از جمله: ترفیع سالانه، مأموریت تحصیلی، مرخصی بدون حقوق، حکم انتصاب و شروع به کار مجدد، تغییر شغل، برقراری فوق‌العاده مدیریت، انتصاب‌های جدید، تغییر ضریب حقوقی، استخدام، تبدیل وضعیت به رسمی آزمایشی، تبدیل وضعیت از رسمی آزمایشی به رسمی دائم و غیره.
    - مدیریت مکاتبات و مطبوعات: ارسال مراسلات و ثبت نامه‌های داخل و خارج دانشگاه و تهیه مطبوعات مورد نیاز واحدهای مختلف.
    - مدیریت تسویه حساب و پرونده‌های استخدامی فارغ‌التحصیلان: دریافت مدارک و مستندات، ثبت تسویه حساب دانشجویان فارغ‌التحصیل و تهیه و تنظیم پرونده استخدامی آنان جهت طرح در اداره کل منابع انسانی، ضمن ثبت اطلاعات در سامانه گلستان.

---

مدیریت امور مالی:

    - مدیریت تراکنش‌های مالی: انجام کلیه پرداخت‌ها و دریافت‌های مالی بر اساس ضوابط و مقررات، تنظیم حساب‌های دریافتی و پرداختی دانشگاه، نگهداری دفاتر بانکی و ثبت صورت‌حساب‌های دریافتی از بانک.
    - حسابداری درآمد: واریز و نگهداری حسابداری درآمدی از طریق اینترنت، به نحوی که کلیه درآمدها مستقیماً به حساب درآمد دانشگاه واریز گردد.
    - تهیه و تنظیم دفاتر مالی: تنظیم انواع دفاتر مالی از قبیل دفتر روزنامه کل، دفتر اعتبارات، و تهیه صورت‌های مالی، ترازنامه‌ها و غیره، بر اساس برنامه فصول و مواد هزینه به منظور کنترل اعتبارات دانشگاه.
    - مدیریت اموال و انبار: نظارت دقیق و تشکیل حسابداری اموال، انبارگردانی با همکاری تدارکات، و تهیه و تنظیم فهرست دفاتر اموال دانشگاه (اعم از منقول و غیرمنقول).
    - تأمین کالا و خدمات: تهیه اقلام و کالاهای مورد نیاز دانشگاه از طریق واحدهای سازمانی و در صورت عدم موجودی، خرید از محل اعتبارات دانشگاه.
    - مدیریت اطلاعات مالی در سیستم گلستان: جمع‌آوری و نگهداری اطلاعات مالی دانشجویان در سیستم جامع گلستان (مختص دانشگاه)، به نحوی که کارنامه مالی کامل و مستند هر دانشجو در این سیستم قابل دسترسی باشد.
    - جمع‌آوری اطلاعات دانشجویان مرکز علمی کاربردی: جمع‌آوری اطلاعات دانشجویان مرکز علمی کاربردی با استفاده از سیستم آوا، مربوط به دانشگاه جامع.

---

مدیریت فنی و انفورماتیک:

    - طراحی و مدیریت شبکه: کارشناسی، تحلیل و طراحی شبکه، اجرای زیرساخت‌های لازم، و تأمین امنیت وب‌سایت‌ها و پورتال‌ها.
    - نصب و راه‌اندازی سخت‌افزار و نرم‌افزار: نیازسنجی، نصب سخت‌افزارها و راه‌اندازی تجهیزات جانبی (مانند اسکنر، پرینتر و غیره)، نصب سیستم عامل، درایورها و برنامه‌های کاربردی بر روی رایانه‌ها.
    - توسعه و پشتیبانی پورتال‌ها: تحلیل و ارائه RFP، برنامه‌نویسی، آموزش، تست و تحویل‌گیری پورتال‌ها و زیرپورتال‌های مورد درخواست.
    - نگهداری و پشتیبانی سیستم‌ها: راه‌اندازی، نگهداری، راهبری، توسعه و پشتیبانی فنی سیستم‌های موجود در کلاس‌ها، آزمایشگاه‌ها، استودیوها، آمفی‌تئاتر، سالن‌های جلسات، کارگاه‌ها، آنتن مرکزی، سیستم‌های صوتی، تصویری، نور، اتاق سرور و غیره.
    - ارائه خدمات اینترنتی: ارائه خدمات اینترنتی پایه (DNS، وب، ایمیل) و ایجاد دسترسی به اینترنت در ساختمان‌های مختلف دانشگاه و خوابگاه‌ها.

---

مدیریت اطلاعات و برنامه ریزی:

الف) برنامه‌ریزی و بودجه:

    تهیه و تدوین بودجه سالانه: تهیه و تدوین برنامه و بودجه جاری سالانه دانشگاه بر اساس دستورالعمل‌های ابلاغی.
    تخصیص و ارزیابی منابع: برنامه‌ریزی، پیگیری، تخصیص و ارزیابی توزیع و به‌کارگیری منابع (مالی، انسانی، مواد مصرفی و تجهیزات) در دانشگاه.
    برآورد سرمایه و مشارکت: برآورد میزان سرمایه موردنیاز طرح‌ها و بررسی راه‌های مختلف تأمین یا مشارکت در سرمایه‌گذاری.
    بررسی و تخصیص اعتبارات: نظارت بر مصرف اعتبار تخصیص‌یافته به معاونت‌ها، دانشکده‌ها و واحدها بر اساس بودجه تفصیلی مصوب هیئت امنا و ارائه گزارش به رئیس دانشگاه.
    برنامه جامع دانشگاه: جمع‌آوری و تکمیل اطلاعات موردنیاز بر اساس طرح جامع دانشگاه، برنامه‌ریزی و پیشنهاد بودجه سالانه، و انجام فعالیت‌های لازم برای اجرای طرح‌های عمرانی.

ب) ارزیابی عملکرد و گزارش‌دهی:

    ارائه گزارش‌های عملکرد: ارائه گزارش‌های دوره‌ای و موردی از عملکرد واحدهای دانشگاه.
    تجزیه‌وتحلیل عملکرد: گردآوری، طبقه‌بندی، تجزیه‌وتحلیل و ارزیابی کمی و کیفی عملکرد دانشگاه در مقایسه با برنامه‌ها و تعهدات مصوب.
    طراحی نظام ارزیابی: طراحی نظام جامع ارزیابی عملکرد دانشگاه.
    بررسی وضعیت موجود دانشگاه: بررسی وضعیت موجود دانشگاه از طریق شناسایی نقاط قوت، تنگناها و مشکلات اجرایی و تعیین راهبردهای پیشنهادی برای ارتقا.
    ارائه گزارش های توجیهی: ارائه گزارش‌های معتبر توجیهی به رئیس دانشگاه در خصوص وظایف مربوط به واحدهای مختلف.

ج) برنامه‌های راهبردی و توسعه:

    تهیه برنامه‌های راهبردی: طراحی و تدوین برنامه‌های راهبردی، بلندمدت، میان‌مدت و عملیاتی بر مبنای سیاست‌ها و اسناد بالادستی.
    ارزیابی برنامه‌های راهبردی: گردآوری، طبقه‌بندی، تجزیه‌وتحلیل و ارزیابی کمی و کیفی برنامه‌های راهبردی دانشگاه.
    طرح های توسعه ای: ارائه طرح‌های توسعه‌ای دانشگاه در راستای سیاست‌ها و اهداف دانشگاه.
    تدوین شاخص‌های توسعه: تهیه و تدوین شاخص‌های توسعه دانشگاه.

د) بهبود فرآیندها و ساختار سازمانی:

    بهبود و تعالی سازمانی: بررسی و به‌کارگیری روش‌های تعالی سازمانی برای بهبود و افزایش بهره‌وری.
    استانداردسازی و تدوین دستورالعمل‌ها: تدوین، ارزیابی و به‌روزرسانی استانداردها، نرخ‌ها، شاخص‌ها، دستورالعمل‌ها و بخشنامه‌های مورد عمل در دانشگاه.
    نظارت بر اجرای دستورالعمل‌ها: پیگیری و نظارت بر حسن اجرای دستورالعمل‌ها، بخشنامه‌ها، استانداردها، نرخ‌ها و شاخص‌های ابلاغی سازمان صداوسیما و وزارت علوم.
    بررسی و طراحی سیستم‌های اطلاعاتی: بررسی و شناسایی نیازهای دانشگاه در خصوص سیستم‌های اطلاعاتی و عملیاتی و ارائه پیشنهاد طراحی و توسعه این سیستم‌ها.
    آسیب‌شناسی ساختار سازمانی: بررسی، تجزیه‌وتحلیل و آسیب‌شناسی ساختار سازمانی، شرح وظایف واحدها، الگوی نیروی انسانی و هم‌ترازی مدیران دانشگاه و ارائه پیشنهادهای اصلاحی.
    استانداردسازی و بهبود فرآیندها: استانداردسازی، بهبود فرآیندها و روش‌های انجام کار.

ه) نظارت:

    تحقق اهداف اجرایی: تحقق اهداف اجرایی دانشگاه و هدایت و نظارت بر گردش کارها و روش‌های کاری در معاونت‌ها، دانشکده‌ها و واحدها.
    مطالعه و ارائه راهکار: مطالعه، بررسی و ارائه راهکارهای عملیاتی و اجرایی در زمینه‌های بهبود و توسعه مدیریت و برنامه‌ها و طرح‌های تحول و نوسازی.